档案业务知识问答

不少档案工作者在实际工作当中总会遇到这样那样的疑问，安徽鸿博档案和大家分享和探讨一点经验。

提问1：备考表怎么注明，备考表上的检查人，可以直接打上领导的名子吗？还是让领导签字？例如全年的党委会议记录，是按每次开会的时间，会议内容打印目录吗？

答：

1. 填写盒内备考表是用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。

2. 会议记录的备考表的填写：
检查人应该就是立档人，就是你本人；
而归档案人就是把会议记录移交给你的人经办人，
比如办公室的人，或会议记录的记录人。
无须领导签字。
不仅如此，个别领导不应该过问会议记录的事情，这样才能监督到他。

提问2：文件以件归档后，还有档号一说吗？如有，档号如何编制？

答：

1. 只要全宗的概念继续存在，档号还是继续存在的，只是有了那么一点变化，如果是档案馆的话，我想应该从全宗号-目录号-案卷号-页号 变成 全宗号-年度-（保管期限）-馆编件号；

2. 在新整理规则中，盒号不是档号的组成部分，但在实际工作中，盒号往往成了管理档案的不可缺少部分；

3. 就是归档以后才有档号，由一个国家标准的，档号可以根据本单位情况编写。

提问3：弱弱地问，企业单位如何实现文档一体化，需要哪些具体的方法和程？前端控制？全程管理？

答：

1.有些企业单位使用了OA办公自动化系统，其中有公文管理的模块，与档案管理的模块。这样就实现了文档一体化管理，即文件随时产生、随时流转，流转完毕后即逻辑归档，纸质文件的归档至少一年一次。
如果您的企业还没有这套系统，估计实施文档一体化就比较困难了。
前端控制和全程管理我个人认为都是一个意思，即对文件的整个生命周期都要按照档案的要求来管理。

2.文档一体化首先是文件档案全程管理上的流程一体化，从文件创建到文件销毁的全过程进行管理。实行文档一体化要保证文件档案流程的整体设计和实施，要保证有一个部门具有档案管理的职能也有文件管理的职能。对于前端控制，就更超前一些，如业务过程中需要产生什么文件，这些文件有什么要求，需要体现哪些信息，如果是文件生成系统则要求系统具有什么样的架构和功能。

3.可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理；OA与档案管理系统的功能要无缝对接。

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